הסוד הכי שמור בנושא ניהול זמן 

תרשו לי לשתף אתכם במייל שקיבלתי השבוע, ממאמנת אישית המבקשת לקדם את עצמה באמצעות דיוורים מהסוג שתיבת הדוא"ל שלי סיווגה בחכמתה האינסופית כדואר זבל. בין ערמות ההגיגים הקלושים נוסח: "כל אדם יכול לשנות את חייו מן הקצה אל הקצה תוך 30 ימים!", נמצא גם המתכון הבא לניהול זמן אפקטיבי והוא מובא אליכם כלשונו:

1. לערוך בתחילת כל יום דף ובו המטלות לאותו היום - כולל מטלות קטנות (כמו "להכין לעצמי קפה"). כל מטלה, גם הכי קטנה תופסת לנו תשומת לב ומנפחת לנו את הראש. התגלית המדעית היא, שלא משנה אם המטלה גדולה וחשובה או סתם שולית - שתיהן תופסות בדיוק אותו מקום בראש. לכן, קודם כל צריך לנקות את הראש מהמטלות ולהעביר אותן לדף. רק פעולה זו לבדה תיצור הקלה מיידית, תוריד תחושת עומס ותאפשר פעילות יעילה וחדה. לאחר רישום כל המטלות יש "לחסל" אותן אחת אחת, ולמחוק.

2. להתחיל כל יום עם ביצוע המטלה הקשה ביותר, זו שאין לך כח אליה. פני קודם כל אותה מראשך ותראי איך היום רץ יותר מהר ויותר בכיף. חשוב מאוד להתקדם מטלה אחר מטלה "בטור" ולא "במקביל". ביצוע של כמה מטלות במקביל אינו יעילות, אלא מתכון לכאב ראש. גם אם התחלת במטלה ופתאום נכנסה אחרת דחופה, סיימי לפחות שלב כלשהוא במטלה הקודמת ורק אז תתחילי בחדשה אל תשאירי דברים "פתוחים" בראש.

3. המייל בעבודה צריך להיות סגור - רק פעמיים ביום פותחים, קוראים, מגיבים ואז סוגרים. כל הודעה שנכנסת לנו תוך כדי פעילות אחרת פשוט מפסיקה לחלוטין את רצף המחשבה והריכוז. כמובן, שרצוי להודיע בפעם הראשונה לכווווולם שאתן מעכשו לא זמינות כל רגע במייל. הכי גרוע זה לקרוא מייל במועד בו אין לך זמן לענות עליו ולסמן אותו לטיפול מאוחר יותר פשוט בזבוז זמן טוטאלי, כי בפעם הבאה שתבואי לענות, ממילא תקראי שוב את כולו מחדש.

4. לקצוב מראש זמן לכל פגישה (בדרך כלל מספיקה חצי שעה) ואם אפשר, עדיף בכלל לסגור דברים טלפונית ובמייל ולהימנע מפגישות שמבזבזות זמן יקר ואנרגיה.

5. בסוף יום העבודה ולפני שחוזרים לילדים (לעבודה השניה) לקחת פסק זמן של 7 דקות לשתיית קפה/שיחה עם חברות וכדו' אפילו במשרד.

6. והדבר הכי חשוב - להתמיד באדיקות לעשות את כל הנ"ל יום יום !!! לא לוותר לעצמכם, לא לסטות ולא לחפף - החוקרים הגיעו למסקנה, כי כל פעולה שנעשה באופן רציף במשך 30 ימים, תהפך ל"הרגל"  -  לחלק מאורח החיים הקבוע, ולא תדרוש כבר שום תשומת לב מיוחדת או מאמץ בעתיד.

אני מוכן להסתכן ולהמר שאת העצות הנהדרות האלה כבר שמעתם / קראתם / למדתם בסדנא כלשהי בעבר. אם השתתפתם בסדנא על ניהול זמן, בוודאי גם למדתם איך להשתמש באאוטלוק בצורה יעילה יותר, לחלק משימות ל- "חשוב" ו- "דחוף" ועוד שאר טכניקות מתקדמות ומתוחכמות שבעזרתן תוכלו לצאת מהעבודה בכל יום ב- 15:00, ללכת לים, לקרוא ספר טוב, לבלות  עם בן / בת הזוג והילדים, להשתתף בחוג מקרמה ולהיות במיטה עד 21:00 גג. כמובן שאם זה לא עובד, כנראה שלא הקפדתם על כלל מס' 6, או במילים אחרות ויתרתם לעצמכם, הייתם חלשים וחסרי חוט שדרה, לא התאמצתם מספיק ולא שעיתם לעצתם של אותם "חוקרים" עלומי שם, שערכו את "המחקר" הידוע.

אם לסכם את המצוטט לעיל, ניהול זמן נכון מותנה בשינוי התנהגות - פשוט תתאמץ יותר וזה יצליח.  אז למה זה לא עובד? איך יכול להיות שאתה שוב מוצא את עצמך מוצף במיילים? איך יכול להיות שאת יוצאת מהעבודה עם הלשון בחוץ בשעה 19:00 ומרגישה שלא הספקת כלום?

אני בטוח שזה לא מחוסר מאמץ.

אין לי זמן

אם ניקח רגע לחשוב על המשפט הזה, נראה עד כמה הוא בעצם מופרח מיסודו: הרי לכולם יש את אותה כמות שעות במהלך היממה ובכל זאת, נראה שיש אנשים שמספיקים יותר וכאלה שמספיקים פחות. אם הקצאת הזמן היא שיוויונית, הרי שלא ניתן להטיל את האחריות על הזמן עצמו. אם כך, האם האשמה נמצאת אצל גורמים אחרים?  הבוס שמטיל עליך עוד ועוד מטלות? הטלפון שלא מפסיק לצלצל? הלקוחות? העובדים? המיילים? כל אחד מהם תובע את הנתח שלו מעשרים וארבע השעות שלך וכמו הזרת הקטנה, רק לך לא נשארה דייסה.

המושג "ניהול זמן" מרמז, כי זמן הוא משאב הניתן לניהול ממש כמו  כסף, אנשים או חומרי גלם. אם כך, הרי שיתכן מצב בו יש יותר, או פחות ממנו, אך כפי שאמרנו, הקצאת הזמן היא שיוויונית וקבועה - אף אחד לא יכול לקחת ממך ולו שניה אחת מעשרים ארבע השעות המגיעות לך במהלך יממה, מאידך אף אחד גם לא יכול לתת לך יותר. רק אתה יכול להחליט מה תעשה במסגרת הזמן שניתנה לך ואת ההחלטה הזאת אתה עושה גם אם אתה מרשה לאנשים אחרים לקבוע עבורך.

הסוד הגדול

הסוד הגדול ביותר בניהול זמן הוא: אין דבר כזה!  תפיסת "ניהול הזמן" היא קלה ונוחה יותר היות והיא מאפשרת לנו להטיל אחריות לבחירות שלנו על גורמים חיצוניים: הזמן שאינו מספיק, הבוס התובעני, העובדים, בן הזוג וכו'. כולם אחראים לכך שאתה לא מספיק לעשות את הדברים החשובים לך - כולם חוץ ממך כמובן. סוג חשיבה זה, מספק כר פסיכולוגי חמים ונוח המאפשר לשמר את המצב בלי להרגיש אשם.  החלופה לתפישה זו - תפישת "הניהול העצמי", היא קשה ומחייבת יותר.

כל מנהל בר דעת יודע היום שעבודה קשה ומאמץ אינן ערובות להצלחה. אל הכוח הזה צריך לחבר גם כיוון שמוגדר על פי חזון, אסטרטגיה, מטרות ויעדים. אחרי שפיתחת את כל אלה, צריך גם להטמיע בקרב חברי הארגון ולפעול בהתמדה עיקשת להשגת המטרות. העקרונות האלה נכונים לכל מערכת אנושית מהפרט הבודד ועד למערכת הבינלאומית המורכבת כל כך והתהליך מתחיל בגילוי השאיפות והמניעים הפנימיים האמיתיים של המערכת. לכן השאלות שצריכות להישאל בכל בוקר הן "מה חשוב לי?", "מה הייתי רוצה להשיג היום?", "האם זה מקדם אותי לקראת המטרות שלי?". התבוננות ביומן של האאוטלוק ועריכת רשימת משימות לא תביא אותך לשם, כיוון שהיא אינה מעניקה לך אפשרות בחירה אמיתית, אלא רק התמודדות רגעית עם השפעות חיצוניות. בדרך כלל, היא גם אינה כוללת האת הנושאים החשובים לך בעולם שמחוץ לארגון: משפחה, תחביבים, חברים וכו'. רק כשתדע יותר על השאיפות והערכים (מילה יפה ל-"הדברים שחשובים לי") שלך, תוכל לפתח אסטרטגיה להשגתן ולנהל את עצמך.

איך זה מקדם אותי?

סעיף 2 "במתכון" שלעיל מדבר על להתחיל את היום עם המשימה הקשה ביותר. קורטוב האמת המתחבא עמוק מתחת לאמירה הזו, טמון בכך שבדרך כלל קשה לנו לעשות מה שאנחנו לא אוהבים ולא טובים בביצועו. באופן אישי, נראה לי שלהתחיל את היום שלך עם משימה טורדנית ומתישה, אינו מרשם לחיים מאושרים ובוודאי אינו מעמת אותך עם השאלות האמיתיות: "מה הסיבה שאני לא אוהב את סוג העבודה הזה?", "איך תקדם אותי המשימה לקראת השגת המטרות שלי?", "האם אני מסוגל לבצע אותה בצורה איכותית?" אם תענה בכנות על השאלות האלה, קיים סיכוי שתגלה שאכן חשוב שתבצע אותה ושביצועה מקדם אותך למטרותיך. במקביל אתה גם תגלה שרמת המוטיבציה שלך לביצוע המשימה עלתה פלאים. אם המצב הוא הפוך, ייתכן ויש כאן הזדמנות להעצים מישהו אחר בארגון.

עקרונות אלה נכונים לכל אספקט של זמן בחיים הפרטיים והארגוניים שלנו. את השאלה "איך והאם זה מקדם אותי?" אפשר לשאול גם לגבי קריאת מייל, קיום והשתתפות בישיבות, חניכת עובדים, צפייה בטלוויזיה, קריאת ספר, משחק עם הילדים וכו'. יתר על כן, תפיסה הוליסטית של כל האספקטים והזירות של החיים היא אחד המאפיינים של מנהיגים מצליחים.

נהל את עצמך

"ניהול עצמי", משמעו לקיחת אחריות מלאה על ההחלטות שלנו על פני הזמן, זה לדעת לשים עוגנים שלא מוותרים עליהם בעבודה ובחיים האישיים, לדעת להגיד "לא עכשיו" ולפעמים פשוט "לא". לנהל את עצמך משמעו קודם כל להחליט מה הוא החשוב, להתמקד רק בו ולהפסיק לעשות את מה שלא חשוב. זה לא קל, לא פשוט ובהחלט אפשרי, בעיקר אם אתה לוקח על עצמך דברים קטנים וממוקדים לשינוי ושיפור בכל פעם.

אל תצפה לשינוי "מקצה לקצה תוך 30 יום".  המשימה של לבנות את חייך, לוקחת חיים שלמים. השינוי הוא פנימי ולכן על פי רוב גם איטי. אל תאבק בזה - מצא את קצב השינוי המתאים לך ולאט- לאט תמצא את עצמך אפקטיבי יותר ומאושר יותר:

"משמעת עצמית פירושה לאהוב את מה שאנו אוהבים." (ז'ורז' פרוס)